需要立案的案件，先由承办人员填写《立案报告表》，包括：填报单位、案别、编号、发案时间和地点、伤亡情况及财物折款、案情概述、承办人员姓名及填表时间等。然后制作《立案请示报告》，经本机关或部门负责人审批后，制作《立案决定书》。
最后，由负责审批人签名或盖章。人民法院受理的自诉案件，经审查认为具备立案条件的，应当在收到自诉状或口头告诉第2日起15日以内立案，并书面通知自诉人。决定不立案的，由工作人员制作不立案的《裁定书》，交有关负责人同意并审批后，将不立案的《裁定书》送达控告人并告知控告人如果不服，可以提出上诉。上级法院应当认真审查，并将审理结果制作成《裁定书》送达报案人，控告人或者举报的单位。自诉案件不符合立案条件的，应当在15日以内作出不立案决定，书面通知自诉人并说明不予立案的理由。对于那些虽然不具备立案条件，但是，需要其他部门给予一定处分的，应当将报案、控告或举报材料移送主管部门处理，并通知控告人。
法律依据：
《最高人民法院关于适用<中华人民共和国刑事诉讼法>的解释》第二百六十三条
对自诉案件，人民法院应当在十五日内审查完毕。经审查，符合受理条件的，应当决定立案，并书面通知自诉人或者代为告诉人。
具有下列情形之一的，应当说服自诉人撤回起诉;自诉人不撤回起诉的，裁定不予受理：
(一)不属于本解释第一条规定的案件的;
(二)缺乏罪证的;
(三)犯罪已过追诉时效期限的;
(四)被告人死亡的;
(五)被告人下落不明的;
(六)除因证据不足而撤诉的以外，自诉人撤诉后，就同一事实又告诉的;
(七)经人民法院调解结案后，自诉人反悔，就同一事实再行告诉的。