根据相关规定，私人办养老院通常要准备下列的材料：申请书，可行性研究报告，申办人的资格证明的文件，批办社会福利机构资金来源的证明文件，拟办社会福利机构固定场所的证明文件。
凡具备相应条件(包括有合法、稳定的经济收入)的申办人，可以向所在地的县级以上民政部门提出举办养老院等社会福利机构的筹办申请。民政部门应当自受理申请之日起30日内，根据当地社会福利机构设置规划和社会福利机构设置的基本标准进行审查，作出同意筹办或者不予同意筹办的决定，并将审批结果以书面形式通知申办人。
法律依据:
《社会福利机构管理暂行办法》第七条、第八条、第九条
《婚姻法》第三十一条
《中华人民共和国婚姻法》第三十九条
《婚姻登记管理条例》第十三条